Theo quy định pháp luật hiện hành (Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 88/2021/TT-BTC), hộ kinh doanh (HKD) quản lý hóa đơn đầu vào (nhập) và đầu ra (xuất) như sau:
1. Quy định chung về Nhập và Xuất hóa đơn
Hóa đơn đầu vào (Hóa đơn NHẬP)
Yêu cầu: Mọi hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động kinh doanh đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
Các loại chứng từ chấp nhận:
Hóa đơn điện tử (GTGT hoặc bán hàng) từ nhà cung cấp/doanh nghiệp.
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (Mẫu 01/TBH theo Thông tư 78) đối với nông, lâm, thủy hải sản mua trực tiếp của người dân tự sản xuất/đánh bắt.
Mục đích: Bắt buộc lưu trữ đầy đủ để làm căn cứ xác định chi phí, nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi cơ quan Thuế hoặc Quản lý thị trường kiểm tra.
Hóa đơn đầu ra (Hóa đơn XUẤT)
Tùy thuộc vào phương pháp nộp thuế của hộ kinh doanh:
HKD nộp thuế theo phương pháp Kê khai:
Bắt buộc đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử (HĐĐT) bán hàng (loại không có thuế GTGT riêng, trên hóa đơn chỉ thể hiện giá bán tổng).
Phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng (không phân biệt khách lấy hay không lấy hóa đơn, trừ trường hợp bán lẻ lẻ dưới 200.000đ cho khách không lấy hóa đơn thì lập bảng kê bán lẻ cuối ngày xuất 1 hóa đơn tổng).
HKD nộp thuế theo phương pháp Khoán:
Không bắt buộc dùng HĐĐT thường xuyên.
Khi khách hàng yêu cầu hóa đơn, HKD liên hệ Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để đăng ký mua hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh (Hóa đơn lẻ).
2. Ví dụ minh họa thực tế
Giả sử bạn vận hành Hộ kinh doanh Cửa hàng Cơ điện & Thiết bị A (nộp thuế theo phương pháp Kê khai).
Bước 1: Quá trình NHẬP hàng
Bạn mua 10 máy mài góc từ Công ty TNHH B.
Chứng từ nhận về: Công ty B gửi cho bạn 01 Hóa đơn điện tử GTGT (qua email/XML/PDF) thể hiện:
Tên người mua: Hộ kinh doanh Cửa hàng Cơ điện & Thiết bị A
Mã số thuế: 8x-xxxxxxxx (MST của HKD)
Nội dung: 10 Máy mài góc - Đơn giá 500.000 đ/cái = 5.000.000 đ (Chưa thuế) + VAT 10% (500.000 đ) = Tổng thanh toán: 5.500.000 đ.
Việc HKD cần làm: Lưu file XML/PDF của hóa đơn này vào máy tính và ghi chép vào Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2-HKD).
Bước 2: Quá trình XUẤT hàng
Bạn bán lại 02 máy mài góc cho Công ty Xây dựng Y với giá bán 700.000 đ/cái (giá đã bao gồm toàn bộ chi phí và thuế của hộ).
Thực hiện xuất hóa đơn:
Bạn đăng nhập vào hệ thống Hóa đơn điện tử của nhà cung cấp phần mềm (như MISA, Viettel, VNPT...).
Lập Hóa đơn bán hàng (Mẫu Dành cho HKD/Cá nhân kinh doanh):
Thông tin người bán: Hộ kinh doanh Cửa hàng Cơ điện & Thiết bị A – MST: 8x-xxxxxxxx.
Thông tin người mua: Công ty Xây dựng Y – MST: 010xxxxxxx.
Nội dung: Máy mài góc.
Số lượng: 2 cái.
Đơn giá: 700.000 đ/cái.
Thành tiền: 1.400.000 đ. (Không có dòng tiền thuế GTGT riêng).
Ký số bằng Chữ ký số (USB Token hoặc SmartCA) và gửi hóa đơn lên cơ quan Thuế để cấp mã.
Sau khi Thuế cấp mã, gửi file HĐĐT cho Công ty Xây dựng Y.
Việc HKD cần làm: Ghi nhận doanh thu 1.400.000 đ vào Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa dịch vụ (Mẫu S1-HKD) để cuối quý làm căn cứ tính thuế (Thuế GTGT % + Thuế TNCN % theo tỷ lệ ngành nghề quy định).
3. Lưu ý quan trọng để tránh vi phạm
Không xuất khống / Không mua bán hóa đơn: Hàng hóa xuất ra phải đúng với lượng hàng hóa nhập vào (tránh trường hợp nhập 10 cái máy mài nhưng xuất hóa đơn bán ra 50 cái).
Thời điểm xuất hóa đơn: Phải lập ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ cho khách hàng.
Lưu trữ hóa đơn: Bắt buộc lưu trữ file dữ liệu điện tử gốc (
.xml) của cả hóa đơn đầu vào lẫn đầu ra tối thiểu 10 năm để phục vụ quyết toán thuế.
Subscribe by Email
Follow Updates Articles from This Blog via Email
No Comments